Co to jest polityka rachunkowości i kogo obowiązuje?
Jednostki, które stosują się do przepisów ustawy o rachunkowości są zobowiązane do dopełnienia wielu dodatkowych formalności. Jedną z nich jest stworzenie w języku polskim polityki rachunkowości, która określa zasady finansowe, zgodnie z którymi prowadzone są księgi rachunkowe jednostki. Brak takiego dokumentu jest działaniem wbrew zapisom ustawy.
Choć utworzenie polityki rachunkowości może się wydawać bezcelową „papierologią”, to warto pamiętać, że w myśl przepisów taki dokument pozwala na indywidualne dostosowanie niektórych przepisów do potrzeb przedsiębiorstwa. Dokument ten porządkuje i ułatwia pracę księgowych. W konsekwencji przekłada się to na precyzyjność sprawozdań finansowych, które – sporządzone zgodnie z zasadami polityki rachunkowości – powinny jak najdokładniej odzwierciedlać gospodarczą rzeczywistość. Zarówno obowiązek stworzenia polityki rachunkowości, jak i obowiązek późniejszych aktualizacji takiego dokumentu spoczywa na kierowniku jednostki. Nawet jeśli księgi rachunkowe prowadzi biuro rachunkowe, kierownik jednostki nadal ponosi odpowiedzialność za stworzenie omawianego dokumentu. W praktyce zwykle przygotowanie go leży po stronie księgowego lub biura rachunkowego, podobnie jak przygotowanie instrukcji wewnętrznych czy procedur.
Polityka rachunkowości powinna być przygotowana w języku polskim.
Określa się w niej (w ramach obowiązujących aktów prawnych) i dostosowuje do potrzeb danej firmy:
• plan kont firmowych
• sposób obiegu, przechowywania oraz archiwizacji dokumentów finansowych
• sposób księgowania kosztów z poprzedniego roku podatkowego, realizowanych w roku następnym
• sposób amortyzowania środków trwałych
W polityce rachunkowości powinny znaleźć się także informacje regulujące między innymi:
• jaki jest rok obrotowy w danej organizacji i jakie są jego okresy sprawozdawcze
• podział kosztów związanych z działalnością programową i administracyjną
• dokumentowanie operacji za pomocą dowodów księgowych
• sposób inwentaryzacji
• archiwizacja dokumentów oraz okres ich przechowywania
• udostępnianie / przekazywanie danych oraz dokumentów osobom trzecim
• zasady amortyzacji
Polityka rachunkowości powinna także wskazywać osobę odpowiedzialną za przestrzeganie zasad określonych w polityce rachunkowości oraz w odpowiednich przepisach. Warto też pamiętać o tym, aby każdą zmianę zasad uwzględnić w aneksie.
