Bardzo często zarząd spółki z o.o. decyduje się na przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych do zewnętrznej jednostki. Czy zwalnia to kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości?
Jak wynika z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości (Dz. U. Z 2019r. Poz. 351 ze zm.) kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, nawet jeżeli odpowiedzialność za określone obowiązki zostanie przekazana innemu podmiotowi (przyjęcie odpowiedzialności powinno mieć formę pisemną).
Niemniej, kierownik jednostki, aby zminimalizować ryzyko nieprawidłowości, powinien:
- starannie wybrać jednostkę prowadzącą działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- dokonać niezbędnych zapisów w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (powinny zostać ustalone osoby odpowiedzialne za określone obszary rachunkowości, zasad przekazywania i kontroli dowodów księgowych itp.)
- kontrolować dotrzymywanie warunków umowy
Należy pamiętać, że niektóre obowiązki są nałożone wprost na kierownika jednostki. Są to m.in.:
- sporządzanie i aktualizowanie zasad polityki rachunkowości jednostki,
- przeprowadzanie inwentaryzacji w drodze spisu z natury
- zapewnienie terminowego sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki a także złożenie we właściwym rejestrze sądowym rocznego sprawozdania finansowego jednostki.
