W kwestii dokumentowania sprzedaży, nawet w przypadku działalności nierejestrowanej, należy odnieść się do definicji działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT. Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Podatnik w myśl ustawy o VAT
Podatnikami, zgodnie treścią art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Dokumentowanie sprzedaży w przypadku działalności nierejestrowanej
W przypadku gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną dokonuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, należy ustalić czy w tym przypadku nie jest wymagane posiadanie kasy fiskalnej i rejestrowania na niej tych transakcji. Natomiast gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej, sprzedaż na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych można ujmować w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. W przypadku współpracy z firmami sprzedaż należy udokumentować fakturą – fakturą bez VAT w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, fakturą VAT w przypadku podatników VAT.
Jednak gdy nabywcą jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, obowiązek wystawienia faktury powstanie tylko na wyraźną prośbę nabywcy. Jednak, mimo zwolnienia z kasy fiskalnej można całą sprzedaż dokumentować fakturami, nawet jeśli nabywca nie wyraził takiej woli.
Działalność nierejestrowana co do zasady może korzystać ze zwolnienia z VAT, np. ze względu na limit obrotów. Korzystając ze zwolnienia z VAT ze względu na limit, podatnik dokumentuje swoją sprzedaż poprzez wystawienie faktury bez VAT. Faktura bez VAT powinna zawierać takie dane jak: datę wystawienia, numer kolejny, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi, kwotę należności ogółem.
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna prowadzić uproszczony rejestr sprzedaży. Do jego podstawowych elementów należy zaliczyć: liczbę porządkową, datę sprzedaży, numer dokumentu sprzedaży, wartość sprzedaży, wartość sprzedaży narastająco.
Prowadzona ewidencja sprzedaży będzie pomocnym narzędziem przy ustalaniu limitu przychodów dla działalności nierejestrowanej.